PENGERTIAN
TEKNOLOGI PERKANTORAN
Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La
Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk
mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk
menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan
hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara
melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal
sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota
tubuh, panca indera, dan otak manusia”.
Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan
mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu
dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan
mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling
tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari
tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang
dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan
perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang
mendukung aktivitas kerja.
Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan
dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun,
mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara
efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
MACAM
– MACAM MESIN KANTOR
1.
Menurut Tenaga Penggeraknya
a.
Mesin manual, yaitu mesin – mesin
yang digerakkan oleh tenaga manusia.
b.
Mesin listrik, yaitu mesin – mesin
yang digerakkan oleh listrik atau baterai.
2.
Menurut Cara Kerja dan Komponen
Mesinnya
a.
Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin
yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
b.
Mesin elektronik, yaitu mesin –
mesin dengan rangkaian komponen elektrik.
3.
Menurut Fungsinya
a.
Mesin untuk mencatat
- Mesin tulis
- Mesin dikte
- Mesin penomor
- Asahan pensil
- Mesin pencetak perangko
- Stempel
- Mesin pencatat uang kas
- Mesin pencatat waktu (Time Recorder)
- Mesin perekan gambar / suara
- Scanner
- Mesin penulis nominal cek
- Mesin pencatat kehadiran
- Alat penghitung
b.
Mesin untuk menghimpun
- Pembuka surat
- Mesin penjilid
- Hechtmachine
- Pemotong kertas
- Stepler
- Perforator
- Stapler remover
c.
Mesin untuk mengolah
- Mesin jumlah
- Mesin hitung
- Mesin penghitung uang
- Mesin validasi keaslian uang
- Timbangan elektronik
- Mesin timbangan surat
- Komputer
d.
Mesin untuk menggandakan
- Mesin stensil (Stencil Duplicator)
- Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)
- Mesin fotocopy
- Risograph
- Mesin perekam sheet
- Mesin cetak (Offset)
- Printer
- Electronik copy board
e.
Mesin untuk mengirim
- Telepon
- Interphone
- Teleprinter
- Faxsimile / telecopier
- Modem (modulator demodulator)
- Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)
- Telefoto
- Handy Talky (HT)
- PMBX / PABX (Switch Board)
- Handphone
f.
Mesin untuk menyimpan
- Mikrofilm
- Mesin penghancur kertas
- Pelubang ketas (perforator)
- Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)
- Mobile Filling System
- Flopy disk
- Hard disk
- Compact disk
- Flash disk
- Komputer
Selain keenam kelompok mesin diatas,
ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:
a.
Mesin
Pengaman
·
CCTV (Close Circuit Television)
·
Pengaman data
·
Mesin penyimpan uang (brankas)
·
Peti uang (Cash box)
·
Micro film
·
Mesin laminating
·
Alarm
·
ATM
b.
Mesin Penyaman
·
Kipas angin (FAN)
·
Air Conditioner (AC)
·
Loudspeaker
·
Electronic Air Cleaner (penyaring
udara elektronik)
·
Air Curtain (Tirai Udara)
·
Vacum Cleaner
PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN UMUM MESIN KANTOR
1.
Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Manfaatnya yaitu:
a.
Barang – barang akan terpelihara
dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.
b.
Memperpanjang umur barang sehingga
tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
c.
Menghindari kehilangan karena
terkontrok terus.
d.
Menghindari penyimpanan yang tidak
teratur.
e.
Dengan terpelihara akan menghasilkan
pekerjaan yang baik.
2.
Macam – Macam Pemeliharaan atau
Perawatan Barang
a.
Menurut kurun waktu
·
Pemeliharaan sehari – hari
·
Pemeliharaan berkala
b.
Menurut jenis barang
·
Barang bergerak
·
Barang tidak bergerak
3.
Cara Pemeliharaan dan Perawatan
Barang Kantor
a.
Selalu membersihkan barang secara
teratur
b.
Selalu memperbaiki barang yang rusak
c.
Memperhatikan cara penyimpanan
barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing –
masing
d.
Selalu menyimpan kembali barang yang
telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar
e.
Selalu mengoperasikan atau
menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiannya.
4.
Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor
Pengurusan pemeliharaan mesin kantor
dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:
a.
Kontrak pemeliharaan
b.
Servis perorangan
c.
Servis kantor (company operated
service)
5.
Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin
Kantor
a.
Mesin Tik Manual
·
Bersihkan semua kotoran yang melekat
pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus
·
Bersihkan jari – jari tuts dengan
mempergunakan sikat bulu yang halus
·
Periksa semua kunci, apakah semua
dalam keadaan normal
·
Bersihkan penggulung kertas dengan
membuka tutup silinder
·
Apabila dipandang perlu, bersihkan
dengan meggunakan minyak mesin tik
·
Periksa pita mesin tik, apakah masih
dalam keadaan baik untuk dipakai
·
Apabila menggunakn
cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah
benar – benar mongering
b.
Mesin Tik Elektrik
·
Bersihkan mesin tik sebelum mulai
mengetik
·
Periksa dahulu apakah semua kunci
atau tuts dalam keadaan baik
·
Sebelum mulai mengetik, bebaskan
dahulu semua kunci
·
Cara menekan kunci atau tuts secara
perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan
diketik
·
Tenaga yang diperlukan sesuai dengan
aliran listrik kantor
·
Apabila dalam keadaan tidak dipakai,
steker hendaknya dicabut dari stop kontak
·
Tutuplah mesin dengan menggunakan
penutup mesin
c.
Mesin Pelubang Kertas
·
Bersihkan lubang setiap saat
·
Pakailah sedikit minyak pada tempat
– tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak
·
Bukalah penutup pelubang kertas yang
ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah penuh
·
Masukkan warkat yang akan dilubangi
ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas
d.
Mesin Penomor
·
Bersihkan bak tinta
·
Bersihkan indicator berikut kuncinya
dengan mempergunakan sikat yang lunak
·
Silinder angka dibersihkan dengan
menggunakan sikat yang halus
·
Bibir nomorator dibersihkan dengan
menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas
e.
Mesin Penjepret Kertas
·
Bersihkan penjepret kertas setiap
saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret
·
Apabila dipandang perlu, olesi
sedikit minyak pada penjepret kertas
·
Pakailah untuk menjepret warkat
sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut
f.
Mesin Pemotong Kertas
·
Bersihkan mesin dengan menggunakan
kain lap yang bersih agar tidak berkarat
·
Minyakilah mesin pada bagian
tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan
·
Pergunakan mesin sesuai kemampuannya
g.
Mesin Stensil Manual
·
Bersihkan body mesin dengan
menggunakan kain lap yang bersih
·
Bersihkan baki kertas dan baki
penadah
·
Bersihkan pembungkus rol terhadap
sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri
·
Bersihkan semua kotoran yang melekat
pada bagian mesin setelah penyetensilan
h.
Mesin Stensil Elektrik
·
Bersihkan body mesin terhadap semua
kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih
·
Bersihkan baik kertas dan baki
penadah dari tinta stensil yang melekat
·
Cabutlah steker dari stop kontak
setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off
·
Bersihkan bekas tinta stensil yang
melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin
·
Pada tempat – tempat tertentu
bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak
·
Tutuplah mesin setelah selesai
menyetensil
DAMPAK
TEKNOLOGI PERKANTORAN
1.
Dampak
Positif
a. Terhadap Ketenagakerjaan
·
Peningkatan
mutu tenaga kerja.
·
Meningkatkan
kegairahan dan kedisplinan kerja.
·
Meningkatkan
penghasilan bagi tenaga kerja.
·
Meringankan
tenaga dan pikiran pegawai.
b. Terhadap Prosedur Kerja
·
Mempercepat
penyelesaian pekerjaan.
·
Menyederhanakan
prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian pekerjaan.
·
Memperlancar
pekerjaan.
·
Mempermudah
penyelesaian pekerjaan.
c. Terhadap Hasil Kerja
·
Meningkatkan
mutu hasil pekerjaan kantor.
·
Mempertinggi
jumlah hasil pekerjaan.
·
Memenuhi
standar mutu tertentu.
·
Memperoleh
keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.
2.
Dampak
Negatif
Dampak
negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali,
terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai
berikut:
·
Mengurangi
penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.
·
Kesulitan
untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.
·
Menimbulkan
rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
·
Dapat
menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
·
Penggunaan
mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya