3.1 Memahami Teknologi Perkantoran, Otomatisasi Perkantoran, dan Virtual Office

1. Teknologi Perkantoran

Adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

Macam-macam mesin Kantor

1) Menurut tenaga penggeraknya ada 2 yaitu :  

• Mesin manual (digerakkan oleh tenaga manusia)  
• Mesin listrik (digerakkan oleh listrik atau beterai)

2)    Menurut cara kerjanya ada 2 yaitu : 

• Mesin mekanik
• Mesin elektronik

3)    Menurut fungsinya ada 6 yaitu : 

• Mesin untuk mencatat
• Mesin untuk menghimpun
• Mesin untuk mengolah 
• Mesin untuk menggandakan
• Mesin untuk mengirim
• Mesin untuk menyimpan

2. Otomatisasi Perkantoran

 Adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang lain yang berbeda didalam maupun diluar perusahaan.

Tujuan :

• Meningkatkan produktivitas
• Pemecahan masalah kelompok
• Penggabungan dan penerapan teknologi
• Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor

 Pengguna otomatisasi perkantoran :

• Manager
• Professional
• Sekertaris
• Pegawai administrative

Aplikasi otomatisasi perkantoran

• Pengolah kata (word processing)
• Surat elektronik (elektronik mail/e-mail)
• Voice mail
• Transmisi faximile (FAX)
• Konferensi audio (audio conference)

Keuntungan otomatisasi perkantoran

• Meningkatkan produktivitas kerja
• Meningkatkan efisien waktu dan tenaga
• Alur informasi dalam kantor menjadi cepat

 Kerugian otomatisasi perkantoran

• Menjadi ketergantungan akan teknologi
• Akan adanya penggantian kerja
• Banyaknya ahli-ahli computer yang tidak bertanggung jawab

3. Virtual Office
 Adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi didunia internet, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis. Kantor visual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online .

Pengguna umum virtual office

• Home industry barang
• Akuntan
•  Pengacara
• Hukum perusahaan
• Toko online

Tujuan

• Mewujudkan efisien kerja
• Memberikan penghematan yg signifikan & fleksibilitas
• Membantu pemilik/karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja

Manfaat virtual office

• Mendapatkan kebanggaan
• Menghemat waktu
• Mempermudah para pengusaha menarik minat calon klien
• Menghemat pengeluaran perusahaan

Keuntungan dari kantor virtual

• Hemat biaya
• Fleksibel
• Banyak pilihan pekerjaan
• Penghasilan tak terbatas
• Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

Kerugian dari kantor virtual

• Rasa tidak memiliki
• Takut kehilangan pekerjaan
• Semangat kerja rendah
• Ketegangan keluarga