Menganalisis informasi
dari internet untuk menunjang pekerjaan kantor
Manajemen perkantoran
adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan,
mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan
tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran
dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah
perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan
kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor
virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
Informasi dalam perkantoran
merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang
beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya
untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu
informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima
informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi
tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran.
Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber
daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas
perkantoran. Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih
dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.
Peranan
Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi,
khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan
kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah
ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing
pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan
Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro
komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word
processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian
surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
2. Komunikasi
Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan
sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui
saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan
teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi
semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam
pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi
jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon
dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi
informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak
saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya
dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk
tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah
jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya
teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat,
terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat
elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic
Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah
transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada
orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian,
dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka
teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik
adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat
membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat.
Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang
arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang
beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh
lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
Pengaruh
Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan
pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif
(harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek
sosial, ekonomi, dan sebagainya)
·
Investasi
di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan,
keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
·
Pekerjaan
perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
·
Pekerjaan-pekerjaan
yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
·
Proses
dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
·
Pekerjaan
rutin kantor akan lebih efektif.
·
Keluwesan
pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi
peralatan yang tersedia.
·
Komunikasi
bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan
kantor
a.
Keuntungan:
·
Mendorong
untuk belajar keterampilan baru.
·
Pekerjaan-pekerjaan
yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
·
Lebih
mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
·
Lebih
mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
·
Bertambahnya
kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
·
Kesempatan
untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
·
Lebih
sedikit pekerjaan
b.
Kerugian:
·
Cenderung
karyawan menjadi “ machine-minders ”.
·
Masalah kesehatan sebagai ekses
dari peralatan seperti layar,printer , dan
sebagainya.
·
Kehilangan
kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
·
Implikasi
terhadap pemberi kerja.
·
Memerlukan
waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
·
Menimbulkan
keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
·
Tidak
seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi
kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan
keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya
teknologi perkantoran adalah :
·
Penghematan
biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
·
Harga
teknologi baru ini relatif murah.
·
Penghematan
biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
·
Untuk
pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari
secara cepat.
·
Produktivitas
meningkat secara cepat.
·
Keluwesan
dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai
keperluan.
·
Meningkatnya
komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.
Kesimpulan
Sistem teknologi informasi adalah
serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan mnyebarluaskan informasi
dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi imformasi sendiri dewasa ini
sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam
kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama
teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu
dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi perkantoran,
pengiriman surat maupun tata laksana arsip/filing. Oleh
karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap
manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum
dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yang positif maupun negatif terhadap
karyawan kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat
kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang mengalami
otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi
video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile transmission),
dan juga desktop publishing.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar